ピアノの発表会を仕切るための書類とは!

ピアノの発表会って、先生はやることが多すぎて本当に大変なんですよね。

でも、発表会のための手間を減らそうと思えば減らせます。

だけど、手間をかけると何がいいかっていうと

当日の仕事がとてもスムーズ!

 

これすごく大事なことだと思うんですよね。

若いうちは、1日のスケジュールが頭に入ってるから大丈夫!と思うでしょう。

でも大丈夫なのは

先生だけ。

 

当日なにが大変かっていうと、

「これどうします?」

「これはどこに運びます?」

「何曲目に椅子出すんですか?」

 

とか、時間との勝負ですから、矢継ぎ早に聞かれることが多いんです。

どうしてそんなに聞かれるかというと、

 

先生しか知らないからです。

 

他のスタッフは知らないからみんな先生に聞きに来るのは当然ですよね。

生徒さんからも聞かれます。発表会の前日とか、当日とか。

 

私は、会を重ねるごとに「みんなが仕事がしやすい書類」を作ることが増えています。

例えば、生徒さんには前日になって疑問が出てこないように、発表会の詳細を

プリントにして渡しています。

 

当日お手伝いしてくれる方にも必要です。

プログラムだけ渡してもあんまり意味がないと思います。

プログラムって、お客さんが見るためのものですから^^

 

自分の持ち場で仕事をしてくださっている方には、お仕事用の書類が必要です。

舞台監督さん、ステージサポートの方、誘導係の方、カメラマンさん、

そして、MCさんにも。

 

それぞれの方用に、当日の仕事内容と、1日のタイムスケジュールを作って渡しています。

 

その結果、いろいろ聞かれることが激減しました。

会場スタッフさんはまだしも、他のお手伝いの方々には1日拘束してしまうわけなので、

せめて当日あたふたさせてしまわないような配慮が主催の先生には必要なことだと思います。

 

私は、当日テンパっちゃうのがすごく嫌なタイプなのと、お手伝いの方々に私と同じ意識で仕事をしてもらいたい

という気持ちがあるので、書類1つ1つに私の気合がビシビシを入ってると思います(笑

 

以前、カフェで発表会を開いた時には、テーブルプランまで書いて(!)セッティング係の人たちに

渡して、当日それを見て粛々とセッティングしてもらったほどです。

何もないと「あのテーブルあっち、いやこっちがいいか」ってわたわたするのが目に見えていたので(笑)

 

そこまでしなくてもできるよ、っていう方もいるでしょう。実際にそこまでしなくても立派にやってらっしゃる先生もたくさんいらっしゃると思います。

臨機応変な対応が必要でしょうと。

当然、臨機応変、フレキシブルな対応可能な状態でいることが大前提です。

その前に、主催者として事前準備をできることをしてから、あとはフレキシブルにいこう!という

スタンスなのです。

事前の準備をたくさんしていると、当日は生徒さんに集中できますし、

次回もお手伝いをお願いしたい時も快く引き受けてもらえるんですよね^^

 

私もお手伝いの経験がありますが、あの発表会のお手伝いはもうしたくないっていう方がいます。

それは、現場丸投げだったから(;・`д・´)

主役は主催の先生だから、こちらもあれこれ聞いたら負担だろうなって気を遣うんですよね。

生徒さんに集中してもらいたいし、だから自分で仕事を見つけてお手伝いをするわけです。

お手伝いの方ってこちらが思っているのより、へとへとなんですよね。

だからこそ、自分がお願いする時はできるだけお手伝いの方がやりやすいようにしたいと思っているんです^^

 

先生側でそういう準備をして臨むと大変なんですが、メリットがあります。

それは、現場のお手伝いの方々やスタッフさんとの一体感を感じられて、

「今日の発表会をぜひ成功させましょう!」

という雰囲気になってくるんです^^

そして、そういういい雰囲気は、生徒さんたちにもいい空気感で伝わって、

「素敵な発表会でした」

と言ってもらえるんです^^ 

親御さん方の理解と暖かく受け入れてもらえたっていうことですから

この反応いただくのは大きいんですよ。

 

今までプログラム以外特別な書類を作っていなかった、という方は

ぜひ他のお手伝いの方のお仕事を考えてみてください^^

 

お手伝いの方に必要な書類をすべて掲載

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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